TAHAPAN KERJA PEMANDU WISATA Sebagai Pejuang Pariwisata

Sumber : Link Artikel  HPI Bandung Jawa Barat

TAHAPAN TAHAPAN KERJA PEMANDU WISATA DALAM MELAKSANAKAN TUGAS
Bentuk pelayanan pemandu wisata umumnya di bagi menjadi 3 tahapan:
A. Pra Tour
B. Tour
C. Pasca Tour
Tahapan tahapan tersebut di atas mesti dilalui secara seksama, sebab masing masing tahapan memiliki kaitan satu sama lain, dengan kata lain keberhasilan memanage suatu tahapan akan menentukan keberhasilan tahapan selanjutnya. Kita ambil perumpamaan apakah mungkin suatu pekerjaan dapat dilakukan tanpa melalui perencanaan, jawabnya tentulah tidak mungkin. Nah begitu pula dengan tour tidak mungkin tiba tiba terjadi begitu saja akan tetapi harus melalui tahapan rencana, yaitu kegiatan kegiatan yang dilakukan pada tahapan pra-tour. Baiklah sekarang kita bahas satu persatu.
A. PRA-TOUR adalah aktifitas aktiftas yang dilakukan sebelum tour dimulai, waktunya bisa jauh hari sebelumnya atau pun dekat, disini yang terpenting adalah tersedianya kecukupan informasi tetang apa yang akan dilakukan pada saat tour nanti. Kegiatan itu sendiri menjadi tugas dua pihak. Pihak tour and travel yang mempekerjakan kita dan pihak tour guide yang nantinya akan melaksanakan keseluruhan tour di lapangan. Baik sekarang kita lihat apa yang mesti dilakukan oleh masing masing pihak:
• Tour and Travel Agent :
Tour dan travel agent wajib mempersiapkan segala sesuatu yang menjadi domainnya, al:
a. mempersiapkan semua dokument yang diperlukan oleh guide dalam menjalankan tugasnya. Dukument tersebut sebaiknya sudah bersifat final untuk berbagai pihak baik itu bagi tamu, tour and travel agen maupun tour guide agar masing masing mendapat kepastian dalam berbagai hal.
b. Menyiapkan kamar hotel yang dipesan tamu,
c. Menyiapkan transportasi sesuai dengan kriteria yang dijanjikan kepada tamu.
d. Menyiapkan Tour guide sesuai dengan spesifikasinya.
e. Menyelesaikan pembayaran guide fee sesuai dengan standard guide fee yang ditentukan oleh pihak asosiasi pemandu wisata.
Tour Guide :
a. Menemui tour and travel agent : Memenuhi panggilan tour and travel agent yang mempekerjakan kita. Ini gunanya adalah untuk mengetahui apa dan bagaimana tugas yang akan kita terima. Di sini dapat diketahui apakah group atau kah individual tourist, berapa lama perjalanan, dimana saja perjalanan itu dilakkukan, jenis restorannya seperti apa. Dengan berkonsultasi dengan agent, kita akan dapat penjelasan seperti apa nanti pelayanan tour yang diinginkan baik oleh travel aget itu ataupun tamu. Untuk kehati-hatian hendaknya, janganlah ragu untuk menanyakan hal yang meragukan guna menghindari misunderstanding, sebagai contoh apakah tamu merupakan VVIP, ada special request atau tidak, apakah tamu sudah bayar full atau tidak, apakah suatu objek wisata dapat dikunjungi atau tidak?
b. Memberikan Advice : Sering terjadi program yang dibuat oleh tour and travel tidak sesuai dengan praktek di lapangan, baik karena masalah ketersedian waktu medan perjalanan atau pun kondisi objek wisatanya sendiri. Di sini guide punya peranan memberikan advice yang terbaik, apakah tour itinerary harus mengalami perubahan sedikit saja atau mengalami perombakan secara keseluruhan.
c. Konfirmasi : Meyakinkan kepada tour and travel bahwa kita memang merupakan orang yang tepat dan bersedia melaksanakan tugas sesuai dengan program yang ada.
d. Sudah menjadi kebakuan jika pada tahap ini tour guide akan meminta beberapa dokument perjalanan yang akan dijadikan pegangan untuk memudahkannya dalam menjalankan tugas. Document itu antara lain:
1. Tour itinerary,
2. Rooming list,
3. voucher hotel
4. voucher lainnya,
5. Tour Expenses sheet (lembaran biaya tour)
6. paging nama tamu,
7. surat jalan/ surat tugas bila ada,
8. Commentary atau evaluation sheet,
9. Tour Invoice (kwitansi pembayaran semua biaya tour yang harus dilunasi tamu-bila tour and travel meminta guide untuk menagihkan pembayaran yang belum tuntas).
10. Nomor contact person bila ada seperti, contoh: nomor telepon, restoran, sopir yang akan membawa bus, tour operator yang memberi tugas, dan nomor nomor lainnya yang kita anggap penting.
11. Menerima pembayaran guide fee yang sesuai baik itu cash ataupun transfer. Perlu diingat bahwa pembayaran harus sudah diterima sebelum tour berlangsung.
e. Personal Preparation: Bilamana urusan dengan tour and travel agent sudah selesai maka tugas guide selanjutnya adalah mempersiapkan segala sesuatu yang berkenaan dengan tour yang akan dijalankannya, dalam hal ini yang paling umum adalah:
1. Mempelajari alat bantu seperti peta. Peta tidak hanya berguna untuk kita (tour guide dan driver) akan tetapi berguna juga bagi tamu yang ingin mengetahui jalan jalan yang akan dilalui sekaligus dapat digunakan sebagai alat peraga,
2. Mempersiapkan alat tulis. Alat alat ini berguna untuk mencatat hal hal penting seperti: pengeluaran pengeluaran keuangan yang kelak akan dilaporkan kepada travel agen, dan untuk menandatangani beberapa dokument, biasanya saat check in hotel, dll,
3. Menyiapkan atau membuat tour guide program. Ini adalah sebuah dokument detail yang dibuat guide yang berisi tentang highlight informasi yang akan disampaikan kepada tamu. Contohnya jalur jalur mana yang akan dilalui, sejarah apa yang akan disampaikan, gedung gedung apa yang akan ditunjukkan, gunung gunung apa yang akan diijelaskan, dsb. Dokument ini hendaknya mengacu pada itinerari agar semua informasi bersifat lengkap dan teratur tidak tumpang tindih. Dengan kata lain tour guide program adalah rincian dari tour itinerary.
4. Menyiapkan perlengkapan sehari hari seperti, tanda pengenal tour guide resmi, pakaian yang cukup, topi, handphone, charger, camera bila perlu, obat obatan, tas yang kedap air untuk menyimpan dokument dan uang keperluan tour,
5. Menghubungi perusahaan transport atau supir agar mempersiapkan kendaraan sebaik mungkin, dan membuat perjanjian bertemu di suatu tempat.
B. TOUR adalah suatu kegiatan pemenuhan dari rencana kunjungan yang sudah ditentukan dalam itinerary. Persisnya di sini guide wajib melaksanakan semua yang tertera dalam itinerary tersebut. Untuk keperluan itu maka guide harus sudah mempersiapkan diri sebaik mungkin di tahapan pra-tour. Tugas tugas guide dalam tahapan tour ini lebih rumit dibandingkan dengan Pra-tour, akan tetapi hal itu akan menjadi mudah bila semua rencana dan persiapan kita buat benar benar tidak memiliki banyak kesalahan. Baik buruknya sebuah persiapan dapat diuji dengan tahapan tour ini. Baik kita mulai saja tahapan tahapan apa saja yang harus dilalui guide dalam tour ini.
a. Meeting Service: adalah sebuah kegitan pertemuan pertama kali antara guide dan tamu atau wisatawan. Pertemuan ini dapat dilakukan di berbagai tempat, bisa di Airport, Station Kereta Api, Station Bus, Hotel, di pelabuhan, dll. Dalam hal ini guide harus dapat dengan pasti menentukan meeting point dan mempelajari sebelumnya situasi meeting point tersebut, apakah cocok, nyaman atau berbahaya bagi keselamatan tamu. Yakinkan bahwa kita harus tiba lebih awal di tempat tersebut selain untuk menghindari keterlambatan juga berguna untuk memperlajari sistuasi meeting point tersebut dan mengecek sound sistem yang ada di bus. Bila sudah saatnya maka kita segera munuju pintu keluar tamu dengan membawa paging paper yang tertulis nama tamu atau group yang akan kita bawa, gunanya adalah untuk memudahkan tamu mengidentifikasi kehadiran kita. Bila sudah bertemu maka ucapkan kata selamat datang dan perkenalkan diri kita dengan bahasa yang sopan dan senyum yang ramah. Setelah itu arahkan tamu ke tempat yang lebih nyaman (meeting point), khusus untuk group maka yang harus ditemui adalah Tour Leader/tour manager dari group tersebut. Yakinkan bahwa semua tamu sudah hadir sesuai dengan jumlahnya. Sementara bertemu kita hubungi sopir untuk memarkir di tempat yang telah disepakati. Setelah siap maka bawa group ke tempat dimana bus itu berhenti atau bus menjemput tamu di tempat yang telah ditentukan.
b. First Lugage Handling: bila tamunya group maka sebelum naik ke bus persilahkan untuk mengumpulkan semua tasnya untuk dihitung dan dimasukkan kedalam bagasi. Persilahkan tour leader untuk meminta tamu masuk ke bus dan mengosongkan dua kursi terdepan tempat duduk guide dan tour leader. Sementara mereka masuk ke bis, kita hitung dan masukkan tasnya ke dalam bus. Jumlah total tas mesti diberitahukan kepada tour leader dan hasilnya kita catat sebagai dokumen.
c. Transfer in : ini adalah kegiatan membawa tamu ke suatu tempat dimana nanti mereka akan beristirahat dan bermalam. Tempatnya bisa hotel, apartment, motel, homestay, logement, dll sesuai dengan itinerary. Setelah tamu tadi memasuki bis baru lakukan penghitungan peserta di dalam bus, caranya dengan melihat kursi yang kosong. Logikanya seperti ini, umumnya guide sdh mengetahui berapa kapasitas sitter atau kursi yang ada di dalam bus yang akan kita gunakan, jadi jumlah peserta dapat diketahui dengan cara mengurangi jumlah total kursi yang ada dengan kursi yang kosong. Mesti diperhatikan jumlah tamu tidak boleh melebihi apa yang tercantum dalam rooming list yang kita pegang bila ada kelebihan orang berarti akan ada masalah besar nanti. Masalah ini akan terjadi bila memasuki restaurant dan pada saaat check in hotel. Yakinkan pula kepada tour leader siapa yang harus membayar porter bila menggunakan jasa porter. Bila semua proses in telah dilalui selanjutnya kita mesti melakukan sebuah Introduction sebagai sebuah keharusan.
d. Introduction : adalah tahapan paling penting dimana guide menyampaikan pertama kalinya kepada tamu tentang siapa kita dan untuk apa kita disana. Banyak cara untuk melakukan sebuah introduksi, namun yang paling umum adalah mengucapkan selamat datang, memperkenalkan diri, nama sopir dan kernet. Pada tahap ini kita harus meyakinkan kepada tamu bahwa kita ini adalah orang yang tepat bagi mereka yang ditugasi membantu perjalanan dari awal sampai selesai dengan aman dan nyaman. Setelah selesai maka kita harus menyampaikan secara singkat program program yang ada dalam itinerary dan menyampaikan pula apa apa yang include dan yang exclude dalam paket yang mereka beli. Setelah tahap ini selesai jangan lupa pula untuk menyampaikan penjelasan tentang perbedaan waktu (time zone difference), penggunaan mata uang lokal secara baik dan terakhir adalah penjelasan tentang “ the do and the doesn’t” hal hal yang boleh dan tidak boleh dilakukan selama tour. Introduksi yang baik adalah yang dapat menyerap perhatian dan dimengerti semua tamu dan menghilangkan jarak antara guide dan tamu, dengan kata lain melalui introduksinya seolah olah tour guide dan tamu kenal sudah lama, dekat atau akrab. Introduksi seperti ini pasti akan sangat sulit dilakukan oleh guide guide pemula, hanya guide yang sudah professional yang dapat melakukannya, sebab pengalaman telah menjadikannya murid yang terbaik.
e. Presentation : adalah bentuk penyajian informasi yang dibutuhkan wisatawan. Sebelum memulai yakinkan dulu apakah suara kita terdengar atau tidak oleh tamu yang duduk di belakang. presentasi ini dibagi menjadi 4 jenis, yaitu:
1. presentasi general : ini biasanya dimulai dengan informasi yang lebih umum untuk memberikan gambaran tentang negeri kita dan sekaligus memberikan ruanglingkup informasi yang akan diberikan. Bila telah selesai maka beri ruang kepada tamu untuk melakukan tanya jawab apakah dapat dimengerti atau tidak dimengerti, ada pertanyaan atau tidak.
2. presentasi khusus : ini biasanya dilakukan apa bila kita memasuki sebuah kota. Disini dapat dijelaskan keunikan kota tersebut mulai dari nama kota arti yang tersirat dari nama kota itu, julukan kota itu, ketinggian, jumlah penduduk, komposisi penduduk, matapencaharian, curah hujan, temperature dan sejarah kota itu sendiri. Data data yang disampaikan biasanya bersifat statistik.
3. Presentasi spontan : ini adalah penjelasan mengenai apa apa yang dijumpai di jalan selama tamu berada dalam kendaraan, contohnya: gedung gedung, gunung gunung, sawah, ladang, pasar tradisional, sekolah, tipe tipe kendaraan, kebiasaan penduduk dll. Presentasi ini adalah yang paling terumit diantara yang lainnya karena diperlukan ketajaman dalam menyesuaikan topik pembicaraan yang pas dengan minat wisatawan (di sinilah perlunya kita mempelajari cultural background dan karakter negara asal tamu). Selain itu diperlukan wawasan yang luas tentang banyak hal, contohnya informasi berkenaan dengan sisitim pendidikan, kebiasaan sehari hari penduduk, pertanian, adat istiadat, dll. Tak jarang begitu banyak pertanyaan yang diajukan tamu dalam sesi ini sebab itu tour guide mesti pandai pandai menangkap pertanyaan dan pandai memilih jawaban yang terbaik. Jawaban yang baik adalah yang langsung pada jantung permasalahan artinya tidak memutar mutar sehingga membingungkan tamu. Jawaban yang baik adalah jawaban yang sesuai dengan jenis tamu, jawaban untuk tamu biasa hendaknya tidak diberikan jawaban untuk mahasiswa, begitu pula sebaliknya. Untuk dapat melakukan itu semua tentunya kita mesti banyak belajar, baik itu dari segi informasinya maupun dari teknik penguasaan bahasa. Tentulah berbeda antara gaya bahasa berbincang bincang biasa dengan gaya bahasa menjelaskan.
4. Continuous presentation : ini adalah sebuah presentasi yang sambung menyambung, layaknya membaca sebuah buku (bab per bab, halaman per halaman). Biasanya presentasi ini disajikan untuk overland tour yang memerlukan waktu berminggu minggu. Informasi yang disampaikan hendaknya dimulai dari yang paling umum kemudian menuju ke bagian yang khsusus dengan tahapan tahapan yang teratur atau kronologis. Sebagai contoh informasi bagaimana cara menanam padi maka harus dijelaskan dari awal pada saat pertama kita menjumpai suatu daerah yang sedang melakukan penyemaian bibit padi, pengolahan tanah, penanam, penyiangan, pemupukan sampai proses akhir panen, penjemuran dan proses pengheleran. Ending dari setiap informasi sebaiknya sesuai dengan apa yang dibicarakan disertai objek faktualnya. Bentuk informasi continuous ini adalah bentuk yang paling membuat ngeri semua pemandu wisatawan karena dia harus terus menerus menyampaikannya tanpa kehabisan materi. Di atas adalah salah satu contoh saja dari continuous presentation, masih ada segudang materi yang dapat dijadikan pembahasan seperti contohnya: bentuk negara Indonesia, dapat dimulai dengan kata Indonesia itu sendiri, yang awalnya bernama nusantara, kemudian berganti Indonesia, sejarah raja raja masa lalu, masa Belanda atau masa sebelum kemerdekaan, masa pendudukan jepang, agresi Belanda ke satu dan dua, kemerdekaan, era sejarah mengisi kemerdekaan, pergantian pemerintah, era demokrasi sekarang. Dengan penjelasan di atas dapat diketahui bahwa pekerjaan tour guide itu tidaklah mudah seperti yang digambarkan orang.
f. Photo stop : tidak jarang dalam perjalanan kita temui tamu meminta sesi untuk photo stop. Photo stop ini adalah suatu kegiatan yang dilakukan di tengah tengah perjalanan untuk memberi kesempatan bagi tamu untuk mengambil gambar guna dokumentasi mereka dan sekaligus memberi kesempatan untuk rehat sejenak meluruskan kaki mereka setelah sekian lama duduk di dalam bus. Tour guide di sini mesti terlebih dahulu mengumumkan dimana dan berapa lama photo stop itu akan dilakukan. Perlu dicamkan bahwa hendaknya photo stop itu dilakukan di tempat yang benar benar aman, nyaman dan indah.
g. Toilet stop : perjalanan jauh mesti harus ada toilet stop, ini adalah kegiatan memberikan kesempatan kepada tamu untuk melepas beban. Yang perlu diperhatikan di sini adalah tour guide mesti mengumumkan lebih awal dimana, kapan dan berapa lama waktu toilet stop itu. Tempat yang dipilih mestilah bersih dan ada tempat untuk mereka rehat minum kopi atau teh, sebab tak jarang orang yang ingin mencicipi jajanan ringan.
h. Check in service : ini adalah kegiatan untuk memasukkan tamu ke hotel yang telah ditentukan. Prosesnya tidak rumit namun diperlukan extra hati hati karena sering kali terdapat masalah jika tidak ditangani dengan hati hati. Untuk tamu FIT atau individual sangat lah mudah, kita tinggal menelepon hotel terlebih dahulu dan mengabarkan waktu kedatangan kita, kepada front officer diminta untuk menyiapkan segala sesuatunya. Setelah tiba di hotel tamu diminta mengeluarkan passport dan menandatangani check in form. Untuk tamu group jauh lebih rumit kita mesti menghubungi pihak hotel jauh jauh sebelumnya dan menyakinkan mereka harus sudah siap segala sesuatunya bila kita tiba pada waktu yang ditentukan. Di sini kita minta hotel officer untuk menyiapkan kamar sesuai dengan permintaan tamu, misal ingin semua satu floor dsb, kedua meminta semua kunci disusun sesuai dengan jenis kamar dalam urutan yang rapih, ketiga minta disiapkan welcome drink apabila memang hotel menyediakannya. Sesampainya di hotel tamu dipersilahkan untuk duduk duduk sambil menikmati welcome drinknya. Kita meminta tour leader untuk mengurusi check in dan membagikan kunci kepada tamu sebab dia yang kenal baik siapa siapa orang yang akan menghuni kamar sesuai dengan tipenya, sementara itu kita menguruskan lugage/ tas tamu. Bila semua telah selesai tunjukan kepada tamu lift atau tempat untuk makan pagi berikut penjelasan tentang breakfast voucher dan waktu breakfastnya. Yang terakhir jangan lupa berdiskusi dengan tour leader tentang jam berapa wake up call dan tour keesokan harinya. Sebelum kita meninggalkan lobby atau istirahat hendaknya kita minta lembar copy rooming list kepada front officer sambil meminta agar bellboy sesegera mungkin memasukkan tas ke masing masing kamar.
i. Lunch atau dinner transfer service : ini merupakan sebuah pelayanan reguler yang mesti dilakukan oleh seorang tour guide dalam melakasanakan tugasnya. Untuk keperluan ini seorang tour guide hendaknya memiliki banyak nomor nomor restaurant dan mengetahui kualitas serta keunikan masing masing restaurant tersebut, al: design interiornya, tingkat kebersihannya, speciality menunya, pelayanannya, tempat parkirnya, toiletnya dan mushalanya, ketepatan jarak dan lokasinya. Masudnya tepat di sini adalah sesuai waktunya dengan makan siang atau makan malam. Seringkali terjadi keterlambatan makan karena tidak mengenal lokasi menyebabkan semua menjadi berantakan begitu juga kedatangan lebih awal menyebabkan selera makan tamu menjadi sedikit berkurang, akibatnya feedbacknya kurang baik. Perlu diingat restaurant adalah sebuah representasi dari keunikan penduduk local dengan menyantap makanan local bisa diketahui kebiasaan penduduknya, rumah tradisionalnya, tata hidangnya dsb. Maka dari itu tak heran restaurant menjadi sebuah objek yang menarik untuk diabadikan dalam camera. Baik , jika telah memahami semua itu kita mulai dengan tugas guide yang berkenaan dengan pelayanan ini. Umumnya tour guide sudah harus punya bayangan dimana kita akan makan dan memperkenalkan atau mendeskripsikan seperti apa keunikan dan dan kualitas restaurant seperti di atas, juga jangan pernah lupa menyampaikan menu apa yang akan disantap di restaurant itu, serta di mana arah toilet dan mushala. Masing masing menu perlu kita jelaskan di bus agar tamu mempunyai bayangan dan tidak akan begitu banyak pertanyaan bila sudah sampai di restaurant. Guide biasanya jauh jauh hari sudah booking atau reserve agar tidak kehabisan tempat, meskipun sudah reserve, 2 jam sebelum kedatangan kita harus mengontaknya kembali agar punya persiapan yang cukup dalam melayani kita. Pengalaman sering mengajarkan keterlambatan service bukan karena restonya tidak sigap akan tetapi pemberitahuan mendadak yang membuat mereka tidak punya cukup waktu menyebabkan tamu harus berlama lama menunggu. Hal ini sangat berbahaya sebab satu orang kesal akan mempengaruhi yang lain. Setibanya di restaurant persilahkan tamu untuk menduduki tempat yang sudah direserve atas nama kita, setelah itu minta pihak restaurant untuk mengeluarkan semua menu. Tugas guide sekarang adalah memastikan bahwa semua pesanan masuk ke meja masing masing secara sama rata, maksudnya tidak berlebih di suatu tempat dan berkurang di tempat lain. Hal ini pun berbahaya dapat menimbulkan komplain besar bila terjadi kekurangan di satu table. Setelah selesai sampaikanlah kepada tamu bahwa semuanya sudah masuk dan disampaikan pula jika ada tambahan seperti softdrink atau lainnya di luar budget kita untuk diselesaikan masing masing. Setelah selesai kita sampaikan kepada tamu bahwa tour guide akan makan di table yang berbeda dan jika ada permintaan sesuatu jangan ragu untuk menghubungi tour guide. Bila semua selesai yakinkan bahwa mereka tidak melupakan barang barang mereka. Tour guide mesti menjadi orang terakhir mengecek barang barang tamu. Setelah selesai baru kita lakukan pembayaran.
j. Museum assistance service : tour guide adalah orang kepercayaan yang nanti akan paling diandalkan oleh tamu dalam setiap kunjungan termasuk kunjungan ke museum; oleh karena itu dia mesti mengetahui cara yang palling efective dalam melakukan guiding di sebuah museum agar semuanya teratur dan tidak bergerombol. Yang paling penting dikuasai oleh pemandu wisasata adalah mengetahui urutan atau kronologis ruangan. Kenapa mesti demikian, karena di manapun museum akan menerapkan tata ruang seperti itu sesuai dengan babakan sejarahnya. Ke dua dia mesti mengetahui item items yang menjadi highlight di setiap ruangan karena tidak mungkin kita menjelaskan semua yang ada di museum karena keterbatasan waktu. Baiklah untuk singkatnya kita lihat teknik apa yang dapat kita gunakan dalam memandu tamu di museum.
Teknik pemanduan di museum dibagi kedalam 3 cara berdasar jumlah tamunya:
1. FIT asisitance : ini lebih mudah untuk mengaturnya sebab tidak begitu bayak orang yang mesti kita kelola, akan tetapi dia juga sangat menantang sebab tamu akan banyak menanyakan berbagai pertanyaan, jadi siap siaplah dengan segala resiko bila kita tidak dapat menjawab pertanyaan tamu. Yang dapat kita lakukan di sini dan dalah menyampaikan sejarah, menjelaskan aturan aturan aturan di museum dan menjelaskan museum dengan langsung membawa tamu keruangan berdasar urutan seperti di atas.
2. Group asisitance :
a. self-handling : Tamu group akan dirasa lebih sulit dalam pengaturan karena selain banyaknya peserta juga biasanya masing masing sering memisahkan diri karena perbedaan interest. Untuk itu jauh jauh sebelumnya kita dalam bus kita harus sudah dapat menerangkan dengan jelas sejarah kronologi, urutan ruangan beserta apa yang akan dapat dilihat, serta durasi kunjungan di museum itu, sehingga bila terpisah pun tidak menjadi masalah sebab mereka sudah terbekali dengan informasi.
Yang perting perlu diingatkan kepada tamu ialah tentang aturan aturan setempat misalnya larangan penggunaan kamera, larangan suara gaduh, pintu keluar, meeting point dsb. Setelah semua informasi di sampaikan maka persilahkan tamu memasuki museum berdasarkan urutan ruangan masing masing. Guide di sini berada paling depan bertugas mendetailkan informasi yang disampaikan di bus sampai semua ruangan yang dianggap penting dikunjungi selesai. Perlu diperhatikan di sini guide harus selalu mengingat waktu dan menghindari terganggunya tamu lain sebab biasanya tamu sering membentuk kerumunan yang dapat menghalangi jalan bagi pengunjung lain. Tour guide dapat men-skip beberapa ruangan bila tidak punya cukup waktu, namun yang menjadi daya tarik khusus mestilah tidak dilewatkan. Bila semuanya telah selesai ingatkan tamu agar tidak tertinggal barang barangnya di museum, selanjutnya persilahkan tamu untuk memasuki bus dan melajatkan perjalanan.
b. Local Guide Assistance : sudah menjadi hal umum bahwa biasanya dalam setiap museum terdapat guide local yang bertugas membantu tamu tamu yang berkunjung, namun suatu kenyataan pula bahwa mereka kaum professional yang bekerja berdasarkan bayaran (apakah ada budget untuk bayar mereka atau tidak). Untuk itu untuk rombongan yang berjumlah sangat banyak mesti dipecah menjadi beberapa kelompok kecil. Gunanya adalah agar tamu betul terinformasi dan tidak mengganggu tamu lain. Peranan tour guide di sini adalah bekerja sama dengan local guide dan mendiskusikan durasi kunjungan dan apa yang menjadi minat wisatawan. Bila telah sepakat maka perkenalkan masing masing guide dan bentuk kelompok kelompok kecil sesuai dengan jumlah guide local.
k. Lugage Down Service : ini adalah sebuah bentuk pelayanan yang diberikan pihak hotel dalam memudahkan tamu untuk menurunkan barang barangnya pada saat hendak check out. Biasanya tas tas tamu disimpan didepan pintu kamar untuk selanjutnya dibawa oleh roomboy untuk dikumpulkan di depan lobby. Perlu diperhatikan agar semua tas sudah bertag atau diberi nama sesuai dengan pemiliknya sehingga memudahkan tour guide dalam mengidentifikasi tas tas tersebut pada saat melakukaan perhitungan cara yang terbaik dalam service ini adalah mencocokkan tas tersebut sesuai dengan rooming list. Artinya dalam kamar nomor sekian terdapat berapa tas dengan nama yang sesuai dengan didaftar. Setelah jumlahnya diketahui baru diberitahukan kepada tour leader atu tour manager. Jangan lupa kita harus mencatatnya dalam lembaran khusus atau bisa langsung di atas lembar copy rooming list gunanya sebagai bukti bila nanti diperlukan.
l. Check Out Service : check out service adalah suatu kegiatan yang dilakukan pada masa hendak meninggalkan hotel. Pada tahap ini tour guide mesti berhati hati untuk menghindari kemungkinan buruk yang bakal terjadi, seperti tertinggalnya barang barang. Agar proses check ini berjalan lancar maka malam sebelumnya tour guide harus sudah mengumumkan tentang tata cara check out besok pagi. Misalnya jam berapa wakeup call, lugage down service, breakfast dan check out time. Dengan demikian tugas kita besok pagi akan menjadi ringan. Pada saat tamu breakfast kita mesti mengurusi tas tas tamu seperti yang disebutkan dalam bagian lugage down service di atas. Setealh selesai baru kita taruh di depan atau pintu keluar lobby. Bila waktunya hampir tiba maka minta tour leader untuk mempersilahkan satu persatu tamu mengidentifikasi barangnya masing masing. Barang yang sudah diidentifikasi dipisahkan lalu dimasukkan dengan demikian kita akan yakin sepenuhnya bahwa semua barang sudah kita tangani. Jangan sampai lupa ingatkan tour leader untuk tidak lupa memberikan tip kepada porter bila itu merupakan tanggung jawab pihak tour leader. Bila semuanya sudah beres maka kita masuk bus lalu mengumumkan untuk mengecek passport beserta deparrture card, dompet, handphone, perhiasan, obat obatan, dll. Ingatkan pula agar tidak lupa mengembalikan kunci kamar dan membereskan pembayaran personal bill bila terlupa. Hal ini sangat penting sebab bila terlupa maka tagihannya akan dialamatkan ke kantor tour and travel agent yang mempekerjakan kita, tentu ini akan menjadi masalah besar nantinya. bila semua dirasa sudah ok maka minta lah izin kepada tour leader apakah kita siap untuk meninggalkan hotel. Bila ya maka bus segera melaju menuju airport.
m. Closing Statement : jika ada salam perkenalan tentulah ada salam perpisahan. Tugas tour guide dalam hal ini adalah mereview semua tempat tempat yang telah dikunjungi dan yang telah menjadi minat mereka. Hal ini gunaya untuk mengetahui feedback dari mereka sejauh mana kepuasan mereka. Bisa kita tanyakan tempat tempat mana yang paling berkesan dan tempat mana yang kurang berkesan, mulai dari objek wisata, hotel, restoran sampai kepada cara kita guiding dan cara driver mengemudikan kendaraan. Tentulah tiada gading yang tiada retak maka sepatutnya tour guide menyampaikan closing statement dengan mengucapkan rasa terimakasih yang tinggi dan permohonan maaf sebesar besarnya bila ada kelalaian ataupun service yang kurang memuaskan. Diakhir sekali kita mesti katakan mudah mudahan dengan tour ini tamu akan mendapatkan sesuatu yang berharga dan dapat menjadikan pemicu dalam mencapai kesuksesan.
n. Airport checkin service : bila tour guide diperbolehkan masuk ke dalam airport maka dia harus berupaya membantu proses check in bila tidak maka hendaknya disampaikan dengan lemah lembut dan permohonan maaf tidak dapat membantu ke dalam karena tidak mendapatkan izin. Meskipun demikian kita hendaknya dapat memberi informasi apa yang mesti dilakukan di dalam pada proses check in. Sebaliknya bila kita dapat masuk maka kita mesti membantu dengan cara sebagai berikut. Persilahkan tour leader untuk mengumpulkan semua passport tamu lalu kita bawa pintu utama check in. Di sini biasanya ada petugas yang melakukan pengawasan, beritahukan kepada dia bahwa kita akan membantu proses check in group kita. Bila group kita harus sudah antri dengan rapih maka kita hanya menunjukkan rombongan kita dari awal sampai ujung antrian group kita. Jika tidak antri maka kita mesti menunjukkan satu persatu dan ini sangatlah sulit dan tidak efektif sebaiknya yang kedua ini dihindari. Setelah itu persilahkan masing masing peserta untuk meletakkan luggage dan barang barang lainnya pada roda berputar untuk discan dengan x-ray. Giring mereka ke check in desk sesuai dengan maskapai dan nomor pesawat yang tertera dalam tiket. Kemudian kumpulkan tas mereka semua didepan check in desk. Beritahukan kepada petugas bahwa kita akan melakukan grouped check in dan semua tas dilabel atas satu nama (sebaiknya pergunakanlah nama Tour leader bila semua tiket dipesan dalam satu booking code, bila ada dua booking code maka sebaiknya semua tas dibuat dalam dua nama ). Setelah itu serahkan semua passport kepada petugas chek in. Petugas akan mencatat nama nama yang tertera di passport untuk disesuaikan dengan boarding pas yang nanti akan dibuat. Setelah boarding pas selesai barulah kita bayar airport tax sesuai dengan harga dan jumlah tamu. Hitung kembali semua passport sesuai dengan jumlahnya. Setelah itu masukkan tas satu persatu ke atas roda berjalan untuk ditempeli label nama dan nomor penerbangan. Pada saat ini kita harus memperhatikan jangan sampai tas tertukar dengan punya orang lain. Setelah semua selesai mintalah lugage claim (stiker kecil sebagai barang bukti barang kita) sesuai dengan jumlah tas yang masuk. Bila semuanya selesai persilahkan tamu semua untuk mengambil passport bersama boarding passnya di tour leader, lalu bimbing dan persilahkan tamu tamu untuk memasuki immigrasi selanjutnya menuju waiting room. Jangan lupa mengucapkan selamat jalan
,…..END OF SERVICE………
C. Paska Tour
Paska tour adalah suatu hal yang menyenangkan karena kita telah selesai menunaikan tugas kita dengan baik. Meskipun begitu jangan lupa kita masih memiliki kewajiban atau tugas lain yaitu:
a. Membuat laporan keuangan tertulis yang ditandatangani dan dilengkapi dengan bukti bukti seperti tiket tiket dan kwitansi kwitasi, dsb. Laporan yang baik harus mencantumkan nama tour anda travel yang mempekerjakan kita, group, negeri asal tamu, program tamu (misalnya Jakarta Bandung Jakarta 4 days 3 nights), jumlah peserta, tanggal tour, nama guide dan driver. Di dalam laporan itu disajikan berapa jumlah tour expenses (biaya tour baik itu cash atau pun transfer) yang kita terima dan jumlah seluruh rincian pengeluaran selama tour. Angka angka pengeluaran mestilah dicatat dengan rapih dan menggunakan teknik perhitungan yang sangat sederhana agar mudah dimengerti. Semua pengeluaran yang ditulis hendaknya didukung oleh bukti bukti yang ada. Penyajian laporan tertulis yang rapi memiliki efect yang bagus bagi pembuatnya karena semakin rapih semakin mencerminkan sifat kinerja si pembuat laporan. Sedang laporan yang berbelit belit, banyak coretan, kotor dan susah difahami mencerminkan pula sifat kinerja kita di mata penerima laporan.
b. Menyampaikan feedback tamu: bila dari awal kita diberi dokument commentary sheet maka commentary yang diberikan kepada tamu untuk diisi (biasanya pada malam sebelum check out) itulah yang dilaporkan kepada tour and travel agen, bila tidak maka harus secara jujur kita sampaikan kepada agen baik itu pujian maupun keluhan tamu. Hal ini sangat penting karena merupakan bahan untuk evaluasi perbaikan di masa mendatang. Yang paling akhir jangan lupa sampaikan rasa terimakasih atas kepercayaannya dan kerjasamanya kepada tour and travel agent yang bersangkutan.
c. Self Evaluation : mengkaji ulang kembali apakah kita sudah mengalami kemajuan atau belum, informasi informasi apa yang kurang dan teknik teknik apa yang mesti diperbaiki dan dikembangkan.